Geheugenvelden

Geheugenvelden zijn velden welke een bepaalde waarde hebben. Deze waarde kan worden toegekend bij de aanmaak van het geheugenveld of tijdens taak in uitvoering.


Een geheugenveld kan steeds maar 1 waarde bevatten. U kunt op elk gewenst moment een andere waarde toekennen aan een geheugenveld, tenzij bij het geheugenveld expliciet is aangegeven dat dit niet mag. Een geheugenveld kunt u zien als een geheugenplek waar u iets in bewaard voor later gebruik.


In de meeste taken heeft u geheugenvelden nodig. U gebruikt een geheugenveld op het moment dat u iets in de taak wilt onthouden omdat u dit verderop of later in de taak weer nodig heeft.


Voorbeeld

U wilt een taak bouwen waarin u aan verschillende klanten een e-mail wilt verzenden. Het e-mailadres bevindt zich in de stamgegevens van de klant. U zou dan een taak kunnen bouwen met de volgende stappen:


    1. U haalt de klant gegevens op via bijvoorbeeld de actie Haal dataset met SQL query. Deze actie geeft als resultaat de gegevens van de klant. Aangezien we dit resultaat nog niet in deze stap gaan gebruiken, moeten we dit resultaat onthouden. Dit doen we door het resultaat in een geheugenveld te plaatsen.
    2. We sturen een e-mail naar de klant via de actie E-mail verzenden. Om de e-mail te kunnen verzenden hebben we in deze actie het e-mailadres van de klant nodig. De actie E-mail verzenden kan zelf deze gegevens niet ophalen in de administratie. Dat moet al bekend zijn voordat deze actie wordt uitgevoerd. Deze gegevens dienen dus al in een voorgaande taakstap opgehaald te worden. In dit voorbeeld is dat gedaan in stap 1, maar in de praktijk kan dat al gedaan zijn in meerdere stappen daarvoor. Het e-mailadres kunnen we nu uit het, in stap 1 gevulde, geheugenveld halen.


Het hierboven beschreven voorbeeld is meer simplistisch dan de meeste taken in de praktijk zullen zijn. Waar het hier om gaat is het principe dat een geheugenveld wordt gebruikt om een bepaalde waarde een bepaalde tijd te bewaren.


Bij de definitie van een geheugenveld moet u aangeven welk type waarde er in het geheugenveld kan worden opgeslagen:



De werking van het geheugenveld type Beveiligd is gelijk aan Tekst. Bij het type Beveiligd wordt de waarde weergegeven door een asteriks (*).



Indien het type van een Beveiligd geheugenveld wordt gewijzigd, verschijnt voor het wijzigen een waarschuwing dat de inhoud van het veld wordt leeg gemaakt.



Indien u een geheugenveld bijvoorbeeld het type Numeriek heeft gegeven dan is het niet mogelijk om hierin een tekst te plaatsen. Indien u dat in de taak toch probeert te doen, zal BPM Server een foutmelding genereren.

Onderhoud geheugenvelden

U kunt het venster Onderhoud geheugenvelden op verschillende manieren openen:


  • Via de knop Onderhoud geheugenvelden in het hoofdvenster. U kunt dan alleen de globale geheugenvelden definiëren.
  • Via de knop Onderhoud geheugenvelden in het taakvenster. U kunt dan zowel de globale als ook de taak geheugenvelden definiëren.
  • Via de knop Geheugen velden in het actievenster. U kunt dan zowel de globale als ook de taak geheugenvelden definiëren.


Hieronder ziet u een voorbeeld van hoe het venster Onderhoud geheugenvelden eruit zou kunnen zien. Bij dit voorbeeld gaan we ervan uit dat u het venster vanuit een taak- of actievenster heeft geopend.



In dit voorbeeld ziet u twee soorten geheugenvelden die beschikbaar zijn:


  • Alleen in deze taak
    In dit tabblad kunt u de geheugenvelden definiëren die alleen door de betreffende taak kunnen worden gebruikt. Deze geheugenvelden ziet u dus ook niet terug bij andere taken.
  • Globaal (in alle taken)
    In dit tabblad kunt u de geheugenvelden definiëren die door alle taken kunnen worden gebruikt. Dit worden ook wel gedeelde geheugenvelden genoemd. Gebruik dit type geheugenveld alleen als het echt nodig is dat de waarde van deze geheugenvelden door alle taken moet kunnen worden gelezen en/of gewijzigd.


Bij beide opties ziet u een overzicht van de reeds gedefinieerde geheugenvelden.


Via de knoppenbalk in dit venster, heeft u de volgende mogelijkheden:


Pictogram

Betekenis

Voeg een nieuw geheugenveld toe.
Afhankelijk van het geopende tabblad, kunt u hiermee een nieuwe taak- of globale geheugenvelden aanmaken.

Wijzig het geselecteerde geheugenveld.

Het in de lijst geselecteerde geheugenveld kunt u hiermee wijzigen.

Kopieer het geselecteerde geheugenveld naar een nieuw geheugenveld.

Het in de lijst geselecteerde geheugenveld kunt u hiermee kopiëren naar een nieuw geheugenveld.

Verwijder het geselecteerde geheugenveld.

Let op: ook indien het geheugenveld ergens wordt gebruikt, in een taak of andere geheugenveld, kunt u deze verwijderen en wordt u hiervoor niet gewaarschuwd. U kunt eventueel wel van tevoren de zoekfunctionaliteit gebruiken om zelf eerst te controleren of het geheugenveld ergens wordt gebruikt. U kunt meerdere geheugenvelden tegelijk verwijderen door deze met de SHIFT-toets of CTRL-toets te selecteren.

Importeer een globaal geheugenveld.

Meer informatie over het importeren treft u aan in het hoofdstuk Exporteren en importeren.

Exporteer het geselecteerde geheugenvelden.

U kunt meerdere geheugenvelden tegelijk verwijderen door deze met de SHIFT-toets of CTRL-toets te selecteren. Meer informatie over het importeren treft u aan in het hoofdstuk Exporteren en importeren.

Geheugenveld toevoegen

Indien u kiest voor toevoegen of verwijderen van een geheugenveld, zal het volgende venster worden geopend:


Naam

Hier voert u een naam in voor het geheugenveld.

U kunt hiervoor letters, cijfers en/of een underscore ('_') gebruiken. Een spatie wordt niet toegestaan. Een spatie zal automatisch worden vervangen door een underscore. De naam van een geheugenveld is case insensitive.


De combinatie soort (taak/globale geheugenveld) en naam is uniek. Deze combinatie kan dus maar 1x voorkomen. Indien u een geheugenveld probeert op te slaan waarvan de zojuist genoemde eigenschappen al bij een ander geheugenveld voorkomen, zal BPM Server een melding hiervan geven en het opslaan annuleren.

Suggestie voor benoemen geheugenvelden

U kunt zelf bepalen welke naam u aan een geheugenveld toekent. Het is echter aan te raden om hiervoor een bepaalde conventie te gebruiken. Aan deze naamgevingsconventie is een apart hoofdstuk gewijd.

Soort waarde

Het type van een geheugenveld geeft aan welke waarde een geheugenveld kan opslaan en accepteert.


U kunt kiezen uit de volgende typen:



Indien u een bepaalde waarde in een geheugenveld probeert op te slaan welke deze waarde niet ondersteund, zal BPM Server een foutmelding produceren. U kunt bijvoorbeeld niet een tekst (bijvoorbeeld abc) in een numeriek geheugenveld zetten, tenzij deze tekst is om te zetten naar een getal (bijvoorbeeld 123). U kunt wel een numerieke waarde in een geheugenveld met het type Tekst plaatsen.

Eigenschappen

Met een aantal opties kunt u aangeven hoe een geheugenveld zich moet gedragen. De volgende opties kunt u hierbij instellen:


Eigenschap

Betekenis

Bewaar door taak toegekende waarde

Indien u deze optie aanvinkt, geeft u hiermee aan dat de waarde van het geheugenveld bij het beëindigen van een taakjob wordt bewaard en als beginwaarde dient in de volgende taakjob.

Deze eigenschap is beschikbaar voor zowel taak- als globale geheugenvelden en voor de types Tekst, Numeriek, Datum/tijd en Ja/Nee.

Indien u ook de inhoud van een dataregel- of dataset-geheugenveld wilt bewaren in een volgende taakjob, dan dient u deze in een tekst-geheugenveld te plaatsen.

Indien u deze optie uitvinkt, geeft u hiermee aan dat het geheugenveld na het beëindigen van elke taakjob gevuld gaat worden met de initiële waarde (= de waarde die bij het geheugenveld is opgegeven in het veld Waarde).

Waarde kan niet door taak worden gewijzigd

Met deze optie geeft u aan of de waarde gewijzigd mag worden in een taakjob. Indien u de optie aanvinkt, geeft u hiermee aan dat het geheugenveld niet mag worden gewijzigd. Indien u de optie uitvinkt, geeft u hiermee aan dat het geheugenveld gewijzigd mag worden.

Deze eigenschap is beschikbaar voor zowel taak- als globale geheugenvelden en voor de types Tekst, Numeriek, Datum/tijd en Ja/Nee. Geheugenvelden van het type dataregel en dataset mogen altijd worden gewijzigd.


N.B.: Indien u aangegeven heeft dat een geheugenveld niet kan worden gewijzigd, zal dit geheugenveld ook niet beschikbaar zijn bij het selecteren van geheugenvelden in bepaalde acties, waarbij een resultaat in een geheugenveld dient te worden geplaatst, zoals bijvoorbeeld de actie Plaats waarde in geheugenveld.

Waarde mag niet zichtbaar worden gemaakt in taak

Indien u deze optie aanvinkt, geeft u aan dat de waarde van dit geheugenveld niet mag worden gewijzigd door en getoond aan gebruikers, anders dan de gebruiker 'SYSTEM'.

Aangezien het geheugenveld niet door andere gebruikers mag worden gewijzigd, houdt het aanvinken van deze optie automatisch in dat het geheugenveld ook niet gewijzigd kan worden in een taakjob. Dus zelfs niet als de gebruiker 'SYSTEM' is aangemeld.

Let op: het gebruik van deze optie is alleen voor velden te gebruiken in de standaard acties binnen BPM Server. In velden van de BPM Server add-ins kunnen deze velden uitdrukkelijk niet gebruikt worden.

Waarde

Hier voert u de standaard waarde in of wijzigt u de huidige waarde.


Afhankelijk van de ingestelde eigenschappen van het geheugenveld is de waarde een standaard of huidige waarde. De waarde die u hier invoert kan door een taakjob permanent gewijzigd worden afhankelijk van de ingestelde eigenschappen. 

De lengte van de waarde is onbeperkt. U kunt hierin desgewenst ook velden opnemen.

Geheugenveld wijzigen

Indien u de naam van een bestaand geheugenveld gaat wijzigen, weet dan dat BPM Server niet zal controleren of het geheugenveld ergens wordt gebruikt en zal dan ook niet de naamswijziging overal doorvoeren.

U kunt eventueel wel van tevoren de zoekfunctionaliteit gebruiken om zelf eerst te controleren of het geheugenveld ergens wordt gebruikt om daarna zelf overal de nieuwe naam door te voeren.